Sinds 1 september 2026 geldt in Frankrijk de verplichting voor grote en middelgrote ondernemingen om elektronische facturen uit te reiken en transactiegegevens te verzenden [3]. Tegelijkertijd moeten sindsdien alle Franse bedrijven, ongeacht hun omvang, elektronische facturen kunnen ontvangen [3]. Voor Nederlandse technische groothandels met klanten of leveranciers over de grens is dit geen verre politieke discussie meer, maar een directe operationele realiteit die de binnendienst raakt. De administratieve druk verschuift van handmatig overtikken in het ERP-systeem naar geautomatiseerde datastromen via het Peppol-netwerk.
De harde deadlines over de grens dwingen tot actie
De digitalisering van de facturatiestroom versnelt in heel Europa. Terwijl in Frankrijk de ontvangstplicht sinds 1 september 2026 geldt, heeft België de verplichting voor e-facturatie tussen btw-plichtige ondernemingen al vastgelegd vanaf 1 januari 2026 [2]. Om de overgang voor Belgische bedrijven soepel te laten verlopen, hanteert de FOD Financiën tijdens de eerste drie maanden van 2026 een tolerantieperiode waarin geen sancties worden opgelegd [2]. Deze tolerantie geldt mits een onderneming kan aantonen dat zij tijdig en redelijke voorbereidingen heeft getroffen [2]. De regeling dekt situaties waarin de technische middelen om gestructureerde e-facturen te verzenden of te ontvangen nog ontbreken, of waarin de eigen systemen (of die van derden) nog geen geldige e-facturen kunnen genereren [2].
In Frankrijk is de overgang eveneens gefaseerd. Hoewel de ontvangstplicht voor iedereen sinds 1 september 2026 geldt, hoeven kleine en middelgrote ondernemingen (PME) en micro-ondernemingen pas vanaf 1 september 2027 verplicht elektronische facturen uit te reiken en transactiegegevens te verzenden [3]. Deze gefaseerde aanpak voorkomt dat kleinere marktpartijen direct buitenspel komen te staan, maar dwingt grotere Nederlandse leveranciers wel om hun systemen nu al op orde te hebben.
Ondertussen zit ook de Nederlandse wetgever niet stil. Op 10 maart 2026 heeft de Nederlandse staatssecretaris van Financiën, E. Eerenberg, een adviesrapport van EY over e-facturatie en digitale rapportage aan de Tweede Kamer aangeboden [4]. Dit rapport adviseert de introductie van brede e-invoicing en rapportage voor zowel binnenlandse als intracommunautaire transacties onder bepaalde voorwaarden [4]. Het kabinet gebruikt de komende periode om deze voorwaarden verder uit te werken, met als doel om in het vierde kwartaal van 2026 een concept-wetsvoorstel te presenteren voor internetconsultatie [4]. Dit alles sluit aan op de Europese ViDA-regels (VAT in the Digital Age), die vanaf 1 juli 2030 digitale rapportage per transactie verplicht stellen voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU [4].
Je binnendienst lost op wat je datakwaliteit laat liggen
E-facturatie werkt alleen als de onderliggende data klopt. Op 22 mei 2026 zijn de nieuwe validatiebestanden voor SI-UBL 2 (NLCIUS) en Peppol BIS 3 gepubliceerd [1]. Deze standaarden dwingen strikte validatieregels af. Als een artikelnummer, btw-tarief of KvK-nummer niet exact overeenkomt met de standaarden, weigert het Peppol-netwerk de factuur direct.
Hier komt de directe koppeling met je artikelbeheer en PIM-systeem in beeld. Veel technische groothandels worstelen met vervuilde productdata en incomplete ETIM-classificaties. Wanneer een installateur een bestelling plaatst op basis van verouderde artikeldata, ontstaat er een kettingreactie. De order komt foutief binnen, de binnendienst moet handmatig bellen om het artikelnummer te controleren, en de uiteindelijke factuur loopt vast in de Peppol-validatie.
De binnendienst verliest dagelijks veel tijd aan het herstellen van deze datamissers. Om deze vicieuze cirkel te doorbreken, moeten groothandels kritisch kijken naar de automatisering van hun datastromen. Het opschonen van productdata kan worden ondersteund door slimme systemen zoals Dataclean, die helpen om artikelbestanden te controleren en te verrijken volgens de geldende standaarden.
Tegelijkertijd kan een digitale assistent zoals Smart Intake de binnendienst ontlasten door inkomende orderstromen en klantvragen automatisch te structureren en te valideren voordat ze het ERP-systeem bereiken. Dit voorkomt dat foutieve data überhaupt de facturatieketen vervuilt.
Wat je nu moet doen met je ERP en PIM
De naderende internetconsultatie van het Nederlandse wetsvoorstel in het vierde kwartaal van 2026 betekent dat stilzitten geen optie meer is [4]. Groothandels moeten nu actie ondernemen om hun systemen voor te bereiden op de strengere eisen.
Eerst moet de technische infrastructuur tegen het licht worden gehouden. Vraag je ERP-leverancier of softwarepartner in hoeverre het systeem de nieuwste Peppol BIS 3 en SI-UBL 2 standaarden ondersteunt, inclusief de validatieregels die op 22 mei 2026 zijn gepubliceerd [1]. Veel oudere ERP-pakketten vereisen specifieke add-ons of externe Peppol-koppelingen om deze gestructureerde XML-bestanden correct te kunnen verwerken.
Daarnaast is het essentieel om de masterdata van klanten en leveranciers op te schonen. Zorg dat btw-nummers, KvK-nummers en Peppol-ID's (zoals het OIN-nummer voor overheidsinstanties) correct en volledig in het ERP-systeem zijn vastgelegd. Zonder deze gevalideerde identificatienummers is automatische verzending via het Peppol-netwerk onmogelijk.
De overgang naar verplichte e-facturatie brengt operationele risico's met zich mee, vooral voor groothandels die te lang wachten met de voorbereiding. Tegelijkertijd biedt het een concrete kans om de foutgevoeligheid op de binnendienst drastisch te verlagen en de betalingstermijnen te verkorten. Door nu te investeren in datakwaliteit en systeemkoppelingen, zorg je ervoor dat je binnendienst zich kan richten op klantcontact in plaats van het handmatig herstellen van administratieve fouten.
Veelgestelde vragen
Wanneer moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht elektronisch factureren?
De verplichting voor e-facturatie tussen btw-plichtige ondernemingen in België is vastgelegd vanaf 1 januari 2026. Wel hanteert de FOD Financiën tijdens de eerste drie maanden van 2026 een tolerantieperiode waarin geen sancties worden opgelegd als een onderneming kan aantonen dat zij tijdig en redelijke voorbereidingen heeft getroffen.
Wanneer gaat de e-facturatieplicht in Frankrijk in voor kleine en middelgrote ondernemingen?
De ontvangstplicht geldt voor alle Franse bedrijven sinds 1 september 2026. Kleine en middelgrote ondernemingen (PME) en micro-ondernemingen hoeven pas vanaf 1 september 2027 verplicht elektronische facturen uit te reiken en transactiegegevens te verzenden.
Wanneer zijn de nieuwe validatiebestanden voor SI-UBL 2 en Peppol BIS 3 gepubliceerd?
De nieuwe validatiebestanden voor SI-UBL 2 (NLCIUS) en Peppol BIS 3 zijn gepubliceerd op 22 mei 2026. Deze standaarden dwingen strikte validatieregels af voor onder andere artikelnummers, btw-tarieven en KvK-nummers.
Volgende stap
Benieuwd wat dit voor jouw groothandel betekent? In één vrijblijvend gesprek breng je in kaart waar een digitale collega het meeste verschil maakt.