Binnendienst · Assistent office manager

Smart Intake

Elke aanvraag meteen op de juiste plek.

Smart Intake is de digitale collega van AI Systems voor de centrale mailbox van een groothandel. Hij herkent waar een aanvraag over gaat, stuurt binnen minuten een persoonlijke ontvangstbevestiging, vraagt ontbrekende informatie uit en zet de aanvraag als deal of taak in het CRM. Het team keurt in het begin elk voorstel; per actietype groeit het systeem naar zelfstandig werken, altijd met override.

Bekijk het hele team
Vertrouwd doorSchuurman GroepDijkman ElektrotechniekRoyal LightingSchotmanEuro-Mat
Het probleem

Waar loopt het mis?

Vrijwel alle leads en klantvragen komen binnen via één centrale mailbox. Iemand beoordeelt elke aanvraag handmatig, stuurt vervolgvragen, vult het CRM in en zet de aanvraag door. Die persoon is de schakel in het hele commerciële proces: dat kost tijd, is foutgevoelig en schaalt niet mee met je groei.

De oplossing

Wat doet Smart Intake?

Smart Intake herkent waar een aanvraag over gaat en waar hij vandaan komt, stuurt binnen minuten een persoonlijke ontvangstbevestiging, vraagt ontbrekende informatie gericht uit en zet de aanvraag als deal of taak in de juiste pipeline van je CRM. Het start als co-pilot: jouw team keurt elk voorstel goed, en per actietype groeit het systeem naar zelfstandig werken zodra de acceptatiegraad bewezen hoog is. Een dashboard toont instroom, responstijden en conversie.

Een werkdag

Wat doet Smart Intake op een dinsdag?

Smart Intake werkt in de centrale mailbox van een groothandel. Hij begon als co-pilot; sommige taken doet hij inmiddels zelfstandig, andere nog niet.

  1. 08:02
    Klaargezet

    De mailbox van vanochtend

    Veertig nieuwe mails. Achtentwintig zijn aanvragen; elk krijgt een type, productgroep, urgentie en herkomst, met een zekerheidsscore.

  2. 08:05
    Gesprek

    Bevestiging binnen minuten

    Elke aanvraag krijgt een persoonlijke ontvangstbevestiging in jullie toon. De klant weet dat hij gezien is, nog voor de binnendienst koffie heeft.

  3. 09:30
    Gesprek

    Ontbrekende informatie

    Een aanvraag zonder aantallen en leverdatum. Smart Intake stelt één gerichte vervolgvraag, niet een formulier.

  4. 10:45
    Eerlijk over twijfel

    Onder de drempel

    Een mail die klacht en bestelling tegelijk is. Zekerheidsscore te laag; hij gaat naar de office manager, met de reden erbij.

  5. 11:20
    Overgedragen aan een mens

    Co-pilot

    Het team keurt twaalf voorstellen goed en past er één aan. De acceptatiegraad per actietype staat in het dashboard; dat bepaalt wanneer hij iets zelfstandig mag.

  6. 15:00
    Klaargezet

    Zelfstandig, want bewezen

    Offerteaanvragen voor standaardartikelen doet hij sinds vorige maand zelf: deal in de juiste pipeline, eigenaar gekoppeld, mail gelogd. De override blijft.

    • Deal: offerteaanvraag kabelgoot, pipeline Binnendienst
    • Eigenaar: Jan
    • Mail gelogd
Dagafsluiting van Smart Intake
  • 28 aanvragen verwerkt
  • Eerste bevestiging gemiddeld binnen 4 minuten
  • 12 voorstellen goedgekeurd, 1 aangepast
  • 1 aanvraag naar een mens, met reden
  • 0 mails blijven liggen

Voorbeeldwerkdag op basis van echte situaties uit de technische groothandel; geen klantdata. De aantallen zijn illustratief. Wat Smart Intake bij jou doet, zie je in een proefmaand op jouw mailbox.

Werkwijze

Hoe werkt Smart Intake?

  1. 01

    Herkennen en classificeren

    Elke inkomende aanvraag krijgt automatisch type, productgroep, urgentie en campagne-herkomst, met een onzekerheidsscore.

  2. 02

    Beantwoorden en uitvragen

    Persoonlijke ontvangstbevestiging binnen minuten. Ontbreekt er informatie, dan stelt de AI gericht de juiste vervolgvraag.

  3. 03

    In je CRM, met dashboard

    Deal of taak in de juiste pipeline, eigenaar gekoppeld, mail gelogd. Van co-pilot naar autonoom, per actietype, altijd met override.

Eerlijk

Waar Smart Intake beter in is, en waar jouw mensen beter in zijn

Een andere soort werker, geen betere mens. We zetten hem in op het eerste, zodat jouw mensen tijd hebben voor het tweede.

Smart Intake is beter in

  • Ziet elke mail binnen minuten en laat er geen liggen
  • Classificeert elke aanvraag op dezelfde manier, ook op vrijdagmiddag
  • Meet zijn eigen acceptatiegraad en vraagt pas om zelfstandigheid als die hoog is

Jouw mensen zijn beter in

  • De lastige klant en de klacht
  • Prioriteit bij drukte
  • Uitzonderingen die niet in een pipeline passen
Meetlat

Zo meten we Smart Intake

Afgesproken vóór de proeftijd, elke maand besproken. Geen cijfer, geen dienstverband.

  1. 01

    Tijd tot de eerste bevestiging

  2. 02

    Acceptatiegraad per actietype

  3. 03

    Aandeel aanvragen dat zonder tussenkomst van een mens correct in het CRM komt

Hoe we hierover denken: hoe wij over werk denken.

Voor wie

Voor wie is Smart Intake?

Voor bedrijven waar één mailbox en één office manager het hele commerciële proces dragen. Voor binnendiensten die verzuipen in repeterende aanvragen.

Naast wie werkt Smart Intake?

Werkt voor je office manager en binnendienst. Smart Intake sorteert, bevestigt en vult in; jouw mensen beoordelen en beslissen, met override op elke stap.

Smart Intake werkt op de afdeling binnendienst. Bekijk het hele team

Vragen

Vragen over Smart Intake

Antwoorden op de vragen die we het vaakst horen. Eerlijk, ook als het antwoord is dat iets niet kan.

Beantwoordt Smart Intake klanten helemaal zelf?
In het begin niet. Het start als co-pilot: jouw team keurt elk voorstel. Per actietype schakelt het naar zelfstandig werken zodra de acceptatiegraad bewezen hoog is, altijd met override.
Met welk CRM werkt Smart Intake?
Met CRM's die een API hebben. De deal of taak komt in de juiste pipeline, eigenaar gekoppeld, mail gelogd. Vraag ons naar jouw CRM.
Wat gebeurt er met aanvragen die Smart Intake niet begrijpt?
Elke classificatie krijgt een onzekerheidsscore. Onder de drempel gaat de aanvraag naar een mens, met de reden erbij.
Ziet de klant dat een systeem antwoordt?
De ontvangstbevestiging is persoonlijk en in jullie toon. Wat je klanten daarover vertelt bepaal je zelf; wij adviseren transparant te zijn.
Wat zie ik in het dashboard?
Instroom per type en herkomst, responstijden, en de conversie van aanvraag naar deal.
Wat kost Smart Intake?
Dat hangt af van je omvang en van wat we inrichten, dus we noemen geen bedrag zonder je situatie te kennen. Uitgangspunt is dat het voor allebei moet kloppen: jij moet eraan verdienen, anders hoeft het van ons niet. We werken met een maandelijks abonnement, inwerken inbegrepen, en kunnen ook een prestatiebonus afspreken zodat onze belangen gelijk lopen. Plan een gratis adviessessie of mail [email protected]; in één gesprek krijg je een eerlijke indicatie.
Ook in het team
Taskflow · Notulist van de buitendienst

Los werk wordt vanzelf een taak.

Praat met ons over Smart Intake
Vrijblijvend gesprek over jouw situatie. Geen glossy pitch, gewoon kijken of het past.

Of mail direct: [email protected]